Электронная транспортная накладная, ЭТрН, с 1 сентября 2026 года обязательна для коммерческих грузоперевозок: это цепочка титулов, которую оператор отдаёт в ГИС ЭПД, а не скан той же бумаги. Headline (headln.ru) не оператор этой системы и не обещает «подключим за выходные»: IT-компания собирает стык 1С, склада, рейса и подписи на рампе.
Машина у рампы, накладная в бардачке
Первое сентября уже в календаре, а на рампе всё как год назад. Водитель держит смятую транспортную накладную. Кладовщик ищет ручку. Бухгалтер вечером сфотографирует бумагу в чат. Груз уехал. Документ, который его закрывает, ещё ползёт по карманам.
Отгрузка есть. Договор перевозки есть. Бумага есть, пока её не потеряли. Инспектор на трассе просит документ. Получатель спорит про места и бой. ФНС потом спросит, чем подтвердили расход. С сентября закон хочет другую форму.
Норма: Федеральный закон от 07.06.2025 № 140-ФЗ. В электронный вид уходят транспортная накладная, заказ-заявка, экспедиторские документы, железнодорожная и авиационная накладные. Бумага остаётся в узких случаях Минтранса, в том числе по приказу от 01.06.2026 № 262. Свой борт без отдельной платы за перевозку: часто не ЭТрН, а путевой лист. Наёмный перевозчик или экспедитор: прятаться поздно.
- Груз уехал, накладную догоняют фотографией в WhatsApp.
- Водитель, склад и бухгалтерия держат три экземпляра одной правды.
- Получатель подписал бумагу, в учёте ещё черновик.
Это не скан и не «ещё один ЭДО»
ЭТрН путают с УПД, ТОРГ-12, кабинетом СБИС и формирователем договоров. УПД закрывает куплю-продажу. Накладная закрывает перевозку. В кейсе Петро-Проект СБИС уже автоматизирован рядом с 1С, ЕГАИС и Честным ЗНАКом. Это не замена ГИС ЭПД.
Формат: приказ ФНС от 09.12.2021 № ЕД-7-26/1065@. Обмен: постановление Правительства от 21.05.2022 № 931. Сведения в ГИС ЭПД: постановление от 03.03.2022 № 281. Прямого кабинета «загрузить XML в Минтранс» нет. Нужен оператор из реестра Минтранса.
КонтрактПРО здесь ни при чём. Договор 2–5 минут вместо 20–40, пакет 5–15 вместо 1–2 часов. Тема: электронный документооборот. ЭТрН шаблоном Word не рисуют. Кейса «внедрили ЭТрН перевозчику N» на сайте Headline нет. Есть стык рядом: 1С, склад, рейс.
Четыре подписи, один идентификатор
Не один файл «на всех». Четыре обязательных титула. Отправитель оформляет перевозку: стороны, груз, водитель, машина. Перевозчик подтверждает погрузку. Получатель фиксирует приёмку, в том числе бой. Перевозчик закрывает сдачу. Пока цепочка не сошлась, рейс для государства не закрыт.
Дальше по факту. Простой сдвинул цену: отдельные титулы. Адрес сменили в пути: переадресовка. Сменили водителя или машину: ещё титул. Это XML, не приписка ручкой на полях.
Водителю чаще хватает простой подписи в приложении оператора и QR для проверки. УКЭП на каждого с токеном в кармане: не обязательная сказка. УКЭП нужна организации. На КЭП физлица оформляют машиночитаемую доверенность.
С той же даты обязательна электронная заказ-заявка. Заявка: заказ перевозки. Накладная: факт. Экспедиторские поручение и расписки тоже уходят в электронный вид. Путевой лист обязателен не всем: с 1 сентября 2026 года он нужен при перевозке алкоголя. Остальным его не подменяют ЭТрН.
Оператор подключён, рамка стоит
Купить кабинет и назвать это внедрением: самый частый самообман августа. Кабинет есть. Кладовщик орёт на рампе. 1С не знает, что титул ушёл. Водитель начал смену с бумажки «как всегда».
Стык рисуют до подписки. Кто грузоотправитель в титуле. Откуда едут номенклатура, вес, адреса, госномер. Кто подписывает приёмку в поле. Что делать, если оператор отверг ИНН. Где журнал, если через час будут спорить, кто не нажал.
Если остаток живёт в 1С, ЭТрН не набивают руками во втором окне. Иначе снова пятничный файл, только с государственной обёрткой. Обмен учёта: интеграция 1С. Живые базы и маркировка: сопровождение 1С.
TMS видит слот и машину. ЭТрН видит юридический факт. Склеивать рано, если рейс ещё в чате. Рядом: TMS на заказ и WMS для склада. Курьерский бот Headline жмёт «доставил», не титул ГИС ЭПД. Мониторинг: система мониторинга доставки. Учёт может остаться в периметре, оператор ЭПД: отдельный контур. Периметр: On-Premise и 152-ФЗ.
Схема. Четыре титула до закрытия рейса
→
Перевозчик на погрузке
→
Получатель принимает
→
Перевозчик на сдаче
→
ГИС ЭПД
Что проверить до тестового рейса
- Кто грузоотправитель в договоре и кто им будет в титуле.
- Оператор из реестра Минтранса, не «знакомый ЭДО».
- Подписи и МЧД на тех, кто стоит у рампы, не только на директора.
- Откуда в файл попадают груз, адреса, водитель.
- Телефон водителя, QR, офлайн. Бумага рядом, пока учитесь, не вместо.
- Один тестовый рейс с получателем, который умеет подписать титул.
Своя машина, алкоголь, экспедитор без реестра
Свой фургон «доставка в цене товара» и наёмный борт: разные комплекты. Наёмный: накладная. Свой без отдельной перевозки: часто путевой лист. Разбор начинают с договора поставки, не с покупки подписей.
Бумага после 1 сентября не умерла. Минтранс оставил исключения: личные нужды, отдельные специальные и военные грузы, ряд иностранных сторон, сбой ГИС, нет связи, отправитель и получатель одно лицо. Это не «мы не успели». Исключение читают в приказе.
Экспедитор с 1 марта 2026 года живёт в реестре. Дедлайн подачи для действующих был 30 апреля. Работа без реестра: своя статья КоАП, не мораторий по ЭТрН. Реестр перевозчиков на машинах от 3,5 тонн: с 1 марта 2027 года. Три очереди, не одна паника.
В Петро-Проекте уже стояли ЕГАИС и Честный ЗНАК. ЭПЛ для спирта с сентября обязателен. ЭТрН не отменяет маркировку. Сначала живой учёт марок, потом титул. Иначе красивый файл на груз, который учёт не выпускает.
До марта на дороге могут ограничиться замечанием
В июле 2026 года президент поручил МВД и Ространснадзору до 1 марта 2027 года объявлять устное замечание, если электроники нет, а бумагу предъявили. Это не отмена 1 сентября. Это пауза на дорожный штраф за «бумага вместо файла».
Налоговая в поручение не входила. С сентября закон хочет видеть перевозку электронной накладной. Бумага может не подойти как подтверждение расхода. Отказ в затратах и вычете НДС больнее пятисот рублей водителю.
Готовые «статьи за отсутствие ЭТрН» с лендингов операторов не переписываем. На линии живёт старая логика документов у водителя. У экспедитора вне реестра: ст. 11.14.3 КоАП. Юриста Headline не заменяет.
Один рейс, не платформа логистики
До сентября дни, не квартал. Влезает один тип отгрузки, один перевозчик, один получатель, который согласен тестировать. Короткий срез: MVP за 14 дней. Вся география и замена 1С туда не входят.
Кабинет оператора берут, если процесс типовой. Свой код: когда отгрузка уже в вашей TMS, на рампе своё приложение, водитель не будет жить в трёх окнах. База: разработка ПО на заказ. После пилота нужны журнал, копии, очередь правок: сопровождение после запуска.
В письме хватит пяти строк. Свой борт или наёмный. Какая 1С. Кто выписывает бумагу. Есть ли оператор ЭПД. Возите ли алкоголь. Юридическую схему за вас не утверждаем. Стык, чтобы рамка не встала 2 сентября, собрать можно.
Частые вопросы
Что такое электронная транспортная накладная?
Не скан бумаги. Цепочка титулов: отправитель, перевозчик на погрузке, получатель, перевозчик на сдаче. Оператор отдаёт сведения в ГИС ЭПД. Пока цепочка не сошлась, перевозка для государства не закрыта.
С какой даты ЭТрН обязательна?
С 1 сентября 2026 года, закон № 140-ФЗ от 07.06.2025. Бумага: только исключения Минтранса. До 1 марта 2027 года на дороге при бумаге могут ограничиться замечанием. Налоговый риск это не снимает.
Headline оператор ГИС ЭПД?
Нет. Оператор берётся из реестра Минтранса. Мы собираем стык 1С, склада, рейса и подписи на рампе. Отдельного кейса «внедрили ЭТрН перевозчику N» на сайте нет.
Нужна ли ЭТрН на своём транспорте?
Если свой борт и в договоре нет отдельной перевозки, часто оформляют не ЭТрН, а другие документы, в том числе путевой лист. Наёмный перевозчик или экспедитор: накладная нужна. Смотрите договор.
Чем ЭТрН отличается от путевого листа и СБИС?
ЭТрН закрывает перевозку груза. ЭПЛ: выпуск машины и пробег, обязателен для алкоголя. СБИС: оператор ЭДО, в кейсе дистрибьютора уже автоматизирован. ГИС ЭПД: отдельная государственная система.
Водителю нужна своя квалифицированная подпись?
Часто нет. На линии хватает простой подписи в приложении оператора и QR. УКЭП и МЧД: на тех, кто подписывает за организацию.
С чего начать, если до сентября дни?
Один тип рейса, один перевозчик, один получатель, который умеет подписать титул. Оператор из реестра, подписи на рампе, данные из 1С. Письмо: welcome@headln.ru.
Если машина уже у рампы, а накладная в бардачке, напишите на welcome@headln.ru: свой борт или наёмный, какая 1С, кто выписывает бумагу и есть ли оператор ЭПД.