Электронная транспортная накладная с 1 сентября 2026 года оформляется в обязательном электронном виде для участников автомобильной перевозки, на которых распространяются требования закона. Документ создают и передают через аккредитованного оператора ИС ЭПД, а сведения поступают в государственную систему ГИС ЭПД. Бумажный вариант сохраняется только в установленных исключительных случаях.
Headline не является оператором ИС ЭПД, оператором ГИС ЭПД или кабинетом Минтранса. Компания может подготовить техническую часть на стороне клиента: связать 1С, склад и собственные приложения с сервисом выбранного оператора, настроить инфраструктуру и наблюдение за обменом. Выбор оператора и правовая модель перевозки остаются за заказчиком и его профильными специалистами.
Электронная транспортная накладная после 1 сентября 2026 года
Обязательный переход установлен Федеральным законом от 07.06.2025 № 140-ФЗ. Минтранс также подтверждает, что с 1 сентября 2026 года в электронном виде оформляются транспортные накладные, заказы и заявки на автомобильную перевозку, экспедиторские документы, железнодорожные транспортные накладные и грузовые накладные для воздушных перевозок.
Участники не отправляют файлы непосредственно в ГИС ЭПД. Нужно выбрать аккредитованного оператора ИС ЭПД и заключить с ним соглашение об электронном документообороте перевозочных документов. Актуальный перечень размещен на официальном портале ЭПД Минтранса. Список и условия операторов могут меняться, поэтому их проверяют перед подключением.
Случаи, когда транспортную накладную, заказ или заявку можно оформить на бумаге, определены приказом Минтранса от 01.06.2026 № 262. Исключение нельзя выбирать только из-за неготовности компании к электронному обмену. Применимость конкретного основания следует проверять по тексту приказа и обстоятельствам перевозки.
Документ состоит из связанных файлов обмена
ЭТрН не является сканом бумажной накладной. По действующему формату транспортная накладная состоит из восьми взаимосвязанных файлов обмена, которые часто называют титулами. Они фиксируют сведения и действия участников на разных этапах перевозки, включая оформление, прием груза, сдачу и изменения по ходу исполнения.
Форматы утверждает ФНС. Ранее использовавшийся приказ ФНС от 09.12.2021 № ЕД-7-26/1065@ действовал до 1 сентября 2026 года, поэтому при внедрении нельзя опираться на старую схему без проверки. Актуальные форматы и техническую документацию следует брать у ФНС и выбранного оператора на дату настройки.
Каждый участник отвечает за свои сведения и подписи. Точный набор файлов в конкретной перевозке зависит от событий: изменения условий, переадресовки, замены транспортного средства и других предусмотренных форматом обстоятельств. Проектировать интеграцию как передачу одного неизменного XML-файла недостаточно.
Обмен сведениями о перевозке
Подписи водителя и предъявление на дороге
Виды электронной подписи зависят от участника и действия. По разъяснениям Минтранса, водитель может подписать ЭТрН простой электронной подписью или усиленной неквалифицированной подписью при условии последующего подписания файла усиленной квалифицированной или усиленной неквалифицированной подписью перевозчика. Организации заранее определяют уполномоченных лиц и при необходимости оформляют машиночитаемые доверенности.
После подписания первых файлов грузоотправителем и перевозчиком в ГИС ЭПД формируется QR-код для проверки. Водитель вправе предъявить электронный документ либо его бумажную копию в предусмотренном порядке. Рабочий сценарий нужно проверить с оператором: получение кода, доступ на мобильном устройстве, действия при слабой связи и восстановление после технического сбоя.
Электронная подпись директора не решает процесс на рампе сама по себе. Нужны сотрудники, которым доступны нужные действия в момент погрузки и приемки. До тестовой перевозки проверяют роли, доверенности, телефоны и инструкции для водителей.
Оператор подключен, но склад еще не готов
Личный кабинет оператора позволяет начать работу по типовой схеме. Для небольшого объема этого может быть достаточно. Если данные уже находятся в 1С или TMS, повторный ручной ввод увеличивает вероятность ошибки в адресе, грузе, автомобиле или участнике. Тогда нужен управляемый обмен с исходной системой.
Сначала описывают один рейс от заказа до приемки. Определяют, откуда берутся грузоотправитель, грузополучатель, перевозчик, номенклатура, масса, адреса, водитель и транспортное средство. Для каждого значения назначают владельца. Затем проверяют ответ оператора, идентификаторы файлов, статусы подписания и обработку отказов.
Интеграция должна безопасно переживать временную недоступность одной стороны. Сообщение сохраняют в очереди, повтор не создает новый документ, ошибка попадает ответственному. Если сведения приходят из 1С, применяются те же базовые принципы, что и при интеграции 1С с внешними системами.
ЭТрН, УПД, ЭДО и маркировка
Транспортная накладная подтверждает отношения и факты в рамках перевозки груза. УПД и другие документы решают задачи передачи товара и учета хозяйственной операции. Сервис обычного ЭДО может одновременно быть аккредитованным оператором ИС ЭПД, но конкретную аккредитацию нужно проверять в реестре Минтранса.
ГИС ЭПД и ГИС МТ являются разными государственными системами. Электронная накладная не проводит код маркировки, а успешная операция в Честном ЗНАКе не закрывает перевозочный документ. Headline не является оператором ни одной из этих систем. На стороне клиента команда может обеспечить согласованную работу 1С, склада и интеграций. О маркировке подробнее: Честный ЗНАК в 1С.
КонтрактПРО также не предназначен для выпуска ЭТрН. Это формирователь договоров, счетов и актов. Электронные перевозочные документы создаются по утвержденным форматам через оператора ИС ЭПД.
План тестовой перевозки
Для пилота выбирают один повторяемый маршрут, одного перевозчика и получателя, готового участвовать в проверке. Оператор должен находиться в официальном реестре. До старта создают учетные записи, проверяют подписи и доверенности, назначают поддержку на время погрузки и приемки.
- Проверить применимость обязательного электронного формата и возможных исключений.
- Выбрать оператора ИС ЭПД из реестра Минтранса.
- Описать участников, данные и действия одного реального рейса.
- Настроить подписи, роли и доступ водителя к QR-коду.
- Проверить создание, передачу, приемку и закрытие перевозки.
- Смоделировать отказ данных, отсутствие связи и повтор отправки.
- Зафиксировать журнал, ответственных и порядок эскалации.
После пилота можно подключать новые маршруты и автоматизировать ввод из 1С или TMS. Не стоит одновременно менять учетную систему, складской процесс и всех перевозчиков. Поэтапный запуск упрощает поиск ошибок и дает сотрудникам время освоить новые действия.
Частые вопросы
С какой даты электронная транспортная накладная обязательна?
С 1 сентября 2026 года для участников, подпадающих под требования закона № 140-ФЗ. Бумага допускается в случаях приказа Минтранса № 262.
Можно отправлять документы прямо в ГИС ЭПД?
Нет. Участники работают через аккредитованного оператора ИС ЭПД из реестра Минтранса.
ЭТрН является одним XML-файлом?
Нет. Действующий формат описывает восемь взаимосвязанных файлов обмена и дополнительные действия по событиям перевозки.
Водителю обязательно нужна УКЭП?
Не всегда. Минтранс допускает ПЭП или УНЭП водителя при последующем подписании перевозчиком в установленном порядке.
Вы являетесь оператором ИС ЭПД?
Нет. Оператора выбирают из официального реестра. Команда может разработать интеграцию на стороне клиента.
С чего начать интеграцию с 1С?
С одного рейса: определить владельцев данных, статусы, подписи, ошибки и только затем автоматизировать обмен.
Чтобы обсудить техническую подготовку, напишите на welcome@headln.ru: укажите свою или наемную перевозку, конфигурацию 1С, выбранного оператора и текущий порядок оформления. Команда оценит интеграцию без подмены оператора и юридического консультанта.