Зачем мы это сделали
Боль бизнеса
Договоры, счета и акты живут в папках, чатах и «последней версии_финал2.docx». Реквизиты копируют вручную, сотрудники правят шаблоны кто как умеет, а руководитель узнаёт об ошибке только когда контрагент уже подписал не тот документ.
Ответ КонтрактПРО
Одна система: ваши компании, ваши контрагенты, ваши шаблоны, ваши люди с правами доступа. Выбрали контрагента, выбрали шаблон, получили готовый документ. Элементарный документооборот без тяжёлого внедрения «как у корпораций».
Было и стало
Считаем время менеджера, бухгалтера и юриста, которое раньше уходило в копипаст.
Раньше на пакет «договор + счёт + акт» уходили десятки минут или часы, если кто-то перепутал ИНН, адрес или номер договора. С КонтрактПРО данные берутся из карточек, шаблон уже проверен, сотрудник не изобретает Word заново. Время возвращается в продажи и закрытие периода.
| Показатель | Было | Стало |
|---|---|---|
| Один договор по шаблону | от 20 до 40 минут | от 2 до 5 минут |
| Пакет: договор, счёт, акт | от 1 до 2 часов | от 5 до 15 минут |
| Добавить нового контрагента в работу | размазано по Excel и почте | карточка в системе, сразу в документы |
| Ошибки в реквизитах | часто, особенно при спешке | данные из единой базы |
| Доступ новичка к шаблонам | «скиньте папку» и хаос версий | роль и доступ за минуты |
| Контроль «кто что выдал» | почти никакого | понятная история по контрагенту |
Было
Word, Excel, Telegram, «файл у бухгалтера», разные шаблоны у разных людей, ручной ввод ИНН и банковских реквизитов.
Стало
Юрлица и контрагенты в одном месте, шаблоны подгружены, сотрудники с правами, документ собирается из проверенных данных.
Юрлица и реквизиты
Проблема
Несколько компаний в группе, разные банковские реквизиты, старые шаблоны с устаревшим адресом. Документ уходит «от не той фирмы».
- ✓ Карточки юрлиц с полными реквизитами в одном контуре
- ✓ Выбор компании при формировании документа без правки шаблона руками
- ✓ Актуальные данные обновляются централизованно для всей команды
Выгода: меньше риска отправить контрагенту документ с чужим ИНН или старым расчётным счётом.
Контрагенты
Проблема
Реквизиты клиента в почте, в 1С, в заметках менеджера. При повторной сделке снова спрашивают «пришлите карточку».
- ✓ Единая база контрагентов для всей команды
- ✓ Быстрый старт сделки: добавили контрагента и сразу формируете документы
- ✓ Повторные документы без повторного ввода одних и тех же данных
Выгода: менеджер не тратит день на «собери реквизиты заново», а выпускает счёт и договор сразу.
Шаблоны любого формата
Проблема
У юриста один шаблон, у продаж другой, у бухгалтерии третий. После правок никто не знает, какая версия «настоящая».
- ✓ Подгрузка шаблонов договоров, счетов, актов и других форм
- ✓ Ваш привычный вид документа, без переучивания на чужой конструктор с нуля
- ✓ Единый каталог шаблонов для всех, кому выдали доступ
- ✓ Формирование по контрагенту: система подставляет данные в нужные места
Выгода: компания работает по утверждённым формам, а не по «тому файлу, что лежал у Васи».
Сотрудники и доступы
Проблема
Всем скидывают общую папку. Стажёр видит всё, а нужный менеджер не находит актуальный шаблон. После увольнения доступы живут своей жизнью.
- ✓ Распределение доступа по сотрудникам и ролям
- ✓ Контроль: кто может создавать документы, кто только смотреть базу
- ✓ Онбординг без хаоса: выдали доступ, человек сразу в рабочем контуре
Выгода: порядок в команде и меньше риска утечки шаблонов и данных контрагентов.
Скорость сделки
Проблема
Клиент готов платить, а счёт «будет после обеда», потому что менеджер собирает документ вручную и ждёт правки от коллег.
- ✓ Счёт и договор в одном ритме с переговорами, а не на следующий день
- ✓ Акты и закрывающие без повторного набора одних и тех же полей
- ✓ Меньше возвратов документов из-за опечаток в реквизитах
Выгода: быстрее выставляете, быстрее закрываете, меньше трения между продажами и бухгалтерией.
Что внутри продукта
Юрлица компании
Несколько организаций, реквизиты, выбор стороны документа без ручных правок.
База контрагентов
Карточки клиентов и партнёров, повторное использование данных в любых формах.
Шаблоны документов
Договоры, счета, акты и другие виды. Подгрузка ваших форматов, как вы привыкли работать.
Роли сотрудников
Выдача и ограничение доступа. Команда работает в одном контуре, без общей «свалки» файлов.
Формирование пакета
Выбрали контрагента и шаблон, получили готовый документ для отправки или печати.
Простой старт
Не «внедрение на полгода», а понятный продукт: завели данные, загрузили шаблоны, поехали.
Экономия для бизнеса
Если команда выпускает ~50 пакетов документов в месяц
При экономии даже 45 минут на пакет это порядка 37 часов в месяц, которые раньше уходили в копипаст. Это почти полная рабочая неделя специалиста, возвращённая в продажи, сервис или закрытие периода.
Для кого КонтрактПРО
Для компаний в России, где документы делают каждый день: услуги, торговля, подряд, агентства, небольшие группы компаний с несколькими юрлицами. Если вам не нужна тяжёлая СЭД «на тысячу сотрудников», а нужен быстрый и понятный формирователь документов с базой контрагентов, это ваш формат.
«Мы устали от папок с версиями и от счетов с чужими реквизитами. КонтрактПРО закрыл простую задачу правильно: данные в одном месте, шаблоны под контролем, документы собираются быстро. Команда наконец перестала бояться «отправить не тот файл».»
Хотите КонтрактПРО у себя?
Покажем продукт, поможем завести юрлица, контрагентов и ваши шаблоны. Внедрение без театра и без полугодового проекта ради элементарного документооборота.
welcome@headln.ru